Déclaration de confidentialité

Politique de confidentialité HVDB

Nous sommes soucieux de la protection de vos données et de votre vie privée. La présente politique de confidentialité s’applique au traitement des données personnelles par Hanotiau & van den Berg SCRL (“HVDB”, “nous”, “notre”, “nos”). HVDB est un responsable du traitement aux fins du Règlement Général de l’UE 2016/679 sur la Protection des Données à Caractère Personnel et de la loi belge mettant en œuvre ce Règlement (“RGPD”).

Nos coordonnées sont les suivantes :

Hanotiau & van den Berg

Avenue Louise 480/9

1050 Bruxelles, Belgique

Vous pouvez nous contacter pour toute question relative à la protection de la vie privée à l’adresse suivante : privacy@hvdb.com.

La présente politique de confidentialité peut être mise à jour de temps à autre. Vous pouvez toujours trouver la dernière version sur notre site web.

À qui s’adresse cette politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité a pour but d’informer les personnes extérieures à HVDB dont nous traitons les données personnelles sur le traitement de leurs données personnelles. Cela inclut (i) nos clients ; (ii) leurs représentants et leur personnel ; (iii) d’autres avocats, qu’ils représentent également notre client ou d’autres parties ; (iv) des clients potentiels ; (v) des arbitres potentiels à désigner dans un litige pour lequel nous fournissons des services juridiques (que ce soit en tant que représentants, en tant qu’arbitre ou autrement) ; (vi) le personnel des tribunaux, des institutions arbitrales et d’autres tiers ; (vii) les personnes qui ont manifesté un intérêt pour nos services ; (viii) les candidats à un emploi ; (ix) les visiteurs de nos bureaux ; (x) les participants aux événements que nous organisons ; (xi) les prestataires de services ; (xii) les utilisateurs de notre site web ; et (xiii) les autres personnes avec lesquelles nous sommes en contact dans le cadre de la prestation de nos services.

Dans le cadre de la prestation de nos services juridiques, nous pouvons également recevoir de tiers les données à caractère personnel de personnes liées à une affaire juridique spécifique, en ce compris les contreparties ou partenaires contractuels et leur personnel, les conseillers, consultants, experts, témoins, le personnel des tribunaux et des institutions d’arbitrage, et les personnes identifiables à partir de documents ou de preuves au cours de conseils juridiques ou de procédures judiciaires.

Lorsque nous recevons ces données personnelles indirectement d’autres sources, nous n’avons souvent aucun contact avec les personnes dont les données sont traitées. Dans ces circonstances, fournir aux personnes les informations contenues dans la présente politique de confidentialité est soit impossible, soit impliquerait des efforts disproportionnés, serait contraire à une obligation de secret professionnel ou serait autrement inapproprié dans le cadre d’une procédure de règlement de litige. Si nous sommes en contact direct avec vous et que vous nous fournissez des données personnelles concernant d’autres personnes, vous devez donc porter la présente politique de confidentialité à l’attention de ces personnes et veiller à ce qu’elles soient dûment informées du partage de ces données, comme l’exige la législation applicable.

Quelles sont les données personnelles que nous recueillons ?

Comme indiqué dans la présente politique de confidentialité, nous traitons les types de données personnelles suivants :

- Identité et Coordonnées : votre nom, votre adresse électronique, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre date de naissance, votre sexe, votre langue, votre fonction, votre nationalité.

- Données Relatives aux Services Juridiques : données personnelles liées ou incluses dans tout conseil juridique, litige, contentieux, arbitrage ou autre procédure judiciaire.

- Données Sensibles : lorsque cela est nécessaire pour les services juridiques que nous fournissons, nous pouvons recueillir des « catégories particulières de données à caractère personnel » (Article 9 (1) RGPD), c’est-à-dire des données qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, des opinions politiques, des convictions religieuses ou philosophiques, de l’appartenance syndicale, des données génétiques, des données biométriques, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle.

- Données Financières : vos coordonnées bancaires, les détails de votre carte de paiement, les informations de facturation et autres données personnelles nécessaires pour traiter les paiements à destination et en provenance de notre entreprise.

- Données Relatives Au Recrutement : votre parcours académique et professionnel, votre situation fiscale, vos références et autres informations figurant dans votre CV ou dans votre candidature.

- Données Relatives Au Marketing : vos préférences en matière de marketing, et votre présence ou participation à des événements ou autres initiatives marketing que nous pourrions organiser.

- Autres Données De Communication : lorsque vous nous contactez pour une demande de renseignements ou une autre communication, toutes les données personnelles incluses dans la correspondance.

Dans la mesure où nous traitons des données à caractère personnel relatives à des condamnations et infractions pénales ou à des mesures de sûreté connexes (généralement dans le cadre des Données Relatives Aux Services Juridiques) (article 10 du RGPD), nous le faisons conformément au droit applicable qui prévoit des garanties appropriées.

Comment nous collectons les données personnelles

Nous collectons des données à caractère personnel directement de votre part lorsque vous nous les fournissez, par exemple dans le cadre de nos services juridiques, lorsque vous nous offrez ou nous fournissez des services, lorsque vous postulez pour un emploi chez nous, lorsque vous nous fournissez votre carte de visite, lorsque vous participez à un événement que nous organisons ou lorsque vous communiquez avec nous de toute autre manière.

Nous pouvons collecter des données personnelles vous concernant indirectement à partir d’autres sources dans le cadre de nos services juridiques, par exemple auprès de nos clients, d’agences gouvernementales, d’archives publiques ou de parties à une procédure judiciaire. Nous pouvons également collecter des données auprès de tiers lors de procédures de recrutement.

Si vous choisissez de ne pas nous communiquer vos données personnelles, il se peut, selon les circonstances, que nous ne puissions pas vous fournir une opportunité ou un service spécifiques. Si tel est le cas, nous vous en informerons si nécessaire.

Comment nous utilisons vos données personnelles

Nous traitons les données personnelles décrites ci-dessus pour un certain nombre de finalités. Nous exposons ci-dessous les différentes finalités pour lesquelles nous traitons les données, le type de données traitées à cette fin, les destinataires potentiels de ces données et la base juridique du traitement.

Lorsque nous traitons des données sur la base de nos intérêts légitimes, ce traitement n’est effectué que dans la mesure où vos intérêts ou les libertés et droits fondamentaux qui exigent la protection des données à caractère personnel ne prévalent pas sur ces intérêts légitimes.

Si le traitement de données à caractère personnel est nécessaire pour une autre finalité qui n’est pas couverte par les activités décrites ci-dessous, nous vérifierons si cette autre finalité est compatible avec la finalité initiale pour laquelle les données ont été collectées. Si cela est nécessaire, nous vous demanderons votre consentement pour le traitement ultérieur envisagé.

1. Services juridiques : représentation et conseil

Nous traitons les données afin de fournir des services juridiques, y compris le conseil et la représentation de nos clients, et les demandes faites en vue de ces services.

Types de données à caractère personnel

Données d’Identité, Coordonnées, Données Des Services Juridiques, Données Sensibles, Données Financières, Autres Données de Communication

Destinataires potentiels

Selon le cas et le type de service et lorsqu’il existe une base juridique, vos données à caractère personnel peuvent être partagées avec d’autres parties à une procédure judiciaire et leurs représentants, d’autres avocats, des tribunaux, des membres de tribunaux arbitraux, des institutions arbitrales, des organismes de réglementation, des agences gouvernementales, des consultants, des experts, des témoins, des prestataires de services externes, des conseillers externes, des institutions de financement ou des bailleurs de fonds, des assureurs de la responsabilité civile professionnelle, des organismes de réglementation professionnelle.

Base juridique

Le traitement est nécessaire pour l’exécution d’un contrat conclu avec vous, ou pour intervenir à votre demande préalablement à la conclusion d’un contrat ; ou
Le traitement est nécessaire aux fins de notre intérêt légitime à fournir des services juridiques à nos clients ; ou
Le traitement est nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes dans la conduite et l’administration de procédures d’arbitrage et d’autres procédures de règlement des litiges ; ou
Pour les Données Sensibles, nous traitons ces données (i) lorsqu’elles sont nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice ou lorsque les tribunaux agissent dans l’exercice de leur fonction juridictionnelle (ii) lorsqu’elles sont manifestement rendues publiques par vous ou (iii) avec votre consentement explicite.

2. Services juridiques : désignation en qualité d’arbitre

Nous traitons les données personnelles lorsque nous agissons en tant qu’arbitre dans une procédure d’arbitrage ou en d’autres qualités de décideur dans le cadre de la résolution de litiges, et pour les demandes faites en vue de ces services.

Types de données à caractère personnel

Données d’Identité, Coordonnées, Données relatives aux Services Juridiques, Données sensibles, Données Financières, Autres Données de Communication

Destinataires potentiels

Selon le cas et lorsqu’il existe une base juridique, vos données à caractère personnel peuvent être partagées avec d’autres membres du tribunal, les parties et leurs représentants, d’autres avocats, des institutions d’arbitrage, des prestataires de services externes, des tribunaux, des consultants, des experts, des témoins, des assureurs de la responsabilité civile professionnelle, des organismes de réglementation professionnelle.

Base juridique

Le traitement est nécessaire pour l’exécution d’un contrat conclu avec vous, ou pour intervenir à votre demande préalablement à la conclusion d’un contrat; ou
Le traitement est nécessaire aux fins de notre intérêt légitime dans la conduite et l’administration de procédures d’arbitrage et d’autres procédures de règlement des litiges ; ou
Pour les Données Sensibles, nous traitons ces données (i) lorsqu’elles sont nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice ou lorsque les tribunaux agissent dans l’exercice de leur fonction juridictionnelle, (ii) lorsqu’elles sont manifestement rendues publiques par vous ou (iii) avec votre consentement explicite.

3. Vérifications des conflits d’intérêts

Afin de fournir nos services juridiques et de respecter les obligations professionnelles légales, nous conservons des archives de nos services passés et effectuons des vérifications afin d’identifier tout potentiel conflit d’intérêts ou les déclarations de transparence qu’il est nécessaires d’effectuer.

Types de données à caractère personnel

Données d’identité, Coordonnées, Données Relatives aux Services Juridiques

Destinataires potentiels

Lorsque cela est nécessaire, nous communiquons ces données à nos clients, nos clients potentiels, d’autres avocats ou à des institutions d’arbitrage sur la base de nos vérifications de conflits. Ces informations sont fournies sous forme anonymisée si approprié.

Base juridique

Le traitement est nécessaire pour respecter nos obligations légales ; ou
Le traitement est nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes pour respecter nos obligations professionnelles et pour garantir que toutes les parties concernées sont informées des conflits d’intérêts potentiels.

4. Gestion de l’entreprise

Nous traitons des données à caractère personnel afin d’exploiter et de gérer notre entreprise, y compris la tenue de registres, l’administration, la conformité légale et réglementaire, les vérifications « know your client », les sanctions et autres contrôles légaux, la facturation, la comptabilité, la conformité fiscale, l’audit, les paiements, le recouvrement des montants dus, l’engagement de prestataires de services, éventuellement en vue de la cession ou de la vente de notre entreprise, pour le traitement de tout litige découlant de notre exploitation ou de nos services, ou si c’est exigé par une cour, un tribunal ou un autre organe judiciaire ou en vertu d’une obligation légale.

Types de données à caractère personnel

Données d’Identité, Coordonnées, Données Relatives aux Services Juridiques, Données Financières, Données de Recrutement, Autres Données de Communication

Destinataires potentiels

Lorsqu’il existe une base juridique, vos données personnelles peuvent être partagées avec les autorités ou agences gouvernementales et réglementaires, les prestataires de services, les assureurs, les consultants professionnels externes, y compris les conseillers comptables et juridiques, les cessionnaires ou acheteurs potentiels de notre activité ou de nos actifs, les assureurs de la responsabilité civile professionnelle, les organismes de réglementation professionnelle.

Base juridique

Le traitement est nécessaire pour l’exécution d’un contrat conclu avec vous, ou pour intervenir à votre demande préalablement à la conclusion d’un contrat; ou
Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis ; ou
Le traitement est nécessaire aux fins de notre intérêt légitime dans le fonctionnement et la gestion de notre entreprise.

5. Marketing et promotion

Nous traitons les données personnelles afin de faire connaître et promouvoir notre entreprise, à des fins de développement commercial. Cela peut prendre la forme d’une communication commerciale ou d’une invitation à un événement. Vous pouvez toujours décider de ne plus recevoir ces communications par le biais du mécanisme prévu dans un courrier électronique ou en nous contactant.

Types de données à caractère personnel

Données d’Identité, Coordonnées, Données de Marketing

Destinataires potentiels

Lorsqu’il existe une base juridique, vos données personnelles peuvent être partagées avec les prestataires de services qui nous aident dans le cadre d’une initiative de marketing ou de promotion.

Base juridique

Le traitement est nécessaire aux fins de notre intérêt légitime pour le développement de notre entreprise.
Lorsqu’une autre base juridique ne s’applique pas, nous pouvons vous demander votre consentement pour une activité de traitement particulière.

6. Recrutement

Nous traitons les données à caractère personnel des candidats au cours du processus de recrutement, en ce compris au cours de la sélection des candidats, la communication avec les candidats et de la vérification des candidats.

Types de données à caractère personnel

Données d’Identité, Coordonnées, Données de Recrutement, Autres Données de Communication

Destinataires potentiels*

Lorsqu’il existe une base juridique, vos données personnelles peuvent être partagées avec des personnes de référence, des tiers pour l’examen des candidats, des autorités ou agences gouvernementales et réglementaires, des prestataires de services.

Base juridique

Le traitement est nécessaire afin de prendre des mesures à la demande du candidat avant la conclusion d’un contrat ; ou
Le traitement est nécessaire aux fins de notre intérêt légitime dans le fonctionnement de notre entreprise, y compris la vérification des qualifications et l’engagement du personnel.
Lorsqu’une autre base juridique ne s’applique pas, nous pouvons vous demander votre consentement pour une activité de traitement particulière.

7. Gestion informatique

Les données à caractère personnel sont traitées afin d’assurer la bonne gestion et la sécurité de nos systèmes informatiques, y compris les audits, la surveillance, le dépannage, la réponse à tout incident lié à la sécurité de l’information, l’optimisation et la maintenance de ces systèmes.

Types de données à caractère personnel

Données d’Identité, Coordonnées, Données Relatives aux Services Juridiques, Données Sensibles, Données Financières, Données de Recrutement, Autres Données de Communication

Destinataires potentiels

Nos prestataires de services informatiques engagés pour assurer la gestion de nos systèmes informatiques en notre nom.

Base juridique

Le traitement est nécessaire aux fins de notre intérêt légitime pour la sécurité des informations et pour le fonctionnement et la gestion de notre entreprise.
Pour les Données Sensibles, nous traitons ces données (i) lorsqu’elles sont nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’actions en justice ou lorsque les tribunaux agissent dans l’exercice de leur fonction juridictionnelle, (ii) lorsqu’elles sont manifestement rendues publiques par vous ou (iii) avec votre consentement explicite.

Transferts internationaux

Les données personnelles sous notre contrôle sont hébergées sur notre serveur situé dans l’UE. Dans le cadre des activités de traitement décrites dans la présente politique de confidentialité, il peut être nécessaire de transférer vos données personnelles en dehors de l’UE vers une juridiction qui n’est pas reconnue par la Commission européenne comme assurant un niveau de protection adéquat, ou vers une organisation internationale. Dans ces circonstances, nous garantissons une base juridique pour un tel transfert et une protection adéquate des données à caractère personnel en vertu du droit applicable.

Conservation

Sous réserve de tout accord spécifique dans un cas particulier, nous conservons les données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour atteindre le(s) finalité(s) de leur traitement et/ou pour nous conformer à nos obligations légales.

Vos droits

En vertu du RGPD, vous pouvez exercer des droits individuels en ce qui concerne vos données personnelles. Selon les circonstances, ces droits peuvent être les suivants :

- Un droit d’accès à vos données personnelles et aux informations relatives à leur traitement, sous réserve de certaines exceptions ;

- Un droit de rectification des données à caractère personnel inexactes ou incomplètes ;

- Un droit à l’effacement de certaines données personnelles ;

- Un droit de limiter le traitement de certaines données personnelles ;

- Un droit de retrait de votre consentement, lorsque nous nous sommes basés sur votre consentement pour traiter vos données personnelles ;

- Un droit à une copie de vos données personnelles (portabilité des données) ;

- Un droit d’opposition à certains traitements de vos données personnelles ;

- Un droit de ne pas être soumis à une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé.

L’étendue de vos droits peut dépendre du droit applicable, de la nature des données à caractère personnel et du type de traitement.

Vous pouvez faire valoir vos droits en nous contactant à l’adresse privacy@hvdb.com.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, telle que l’Autorité belge de protection des données, à l’adresse contact@apd-gpa.be.