Privacy verklaring
HVDB Privacyverklaring
Wij nemen uw gegevensbescherming en privacy serieus. Deze Privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Hanotiau & van den Berg CVBA (“HVDB”, “wij”, “ons”, “onze”). HVDB is een verantwoordelijke voor de verwerking voor de toepassing van de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van de EU en de Belgische wetgeving ter uitvoering van die verordening (“AVG”).
Onze contactgegevens zijn de volgende:
Hanotiau & van den Berg
Louizalaan 480/9
1050 Brussel, België
U kan met ons contact opnemen inzake privacy aan de hand van privacy@hvdb.com.
Deze Privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden bijgewerkt. De nieuwste versie vindt u altijd op onze website.
Voor wie is deze Privacyverklaring bestemd
Deze Privacyverklaring is bedoeld om mensen buiten HVDB, wiens persoonsgegevens wij verwerken, te informeren over hoe wij omgaan met hun persoonsgegevens. Dit geldt onder meer voor (i) onze cliënten; ii) hun vertegenwoordigers en personeel; iii) andere advocaten, ongeacht of zij onze cliënt of andere partijen vertegenwoordigen; iv) potentiële cliënten; v) potentiële arbiters die moeten worden aangewezen in een geschil waarvoor wij juridische diensten verlenen (hetzij als vertegenwoordiger, als arbiter, of anderszins); vi) personeel van rechtbanken, arbitrale instellingen en andere derden; vii) personen die belangstelling hebben getoond voor onze diensten;; viii) sollicitanten; ix) bezoekers van onze kantoren; (x) deelnemers aan evenementen die we zouden organiseren;; xii) dienstverleners; (xii) gebruikers van onze website; en (xiii) andere personen met wie we in contact komen in het kader van de levering van onze diensten.
Bij het verlenen van onze juridische diensten kunnen we ook de persoonsgegevens van personen die verband houden met een bepaalde juridische aangelegenheid van derden ontvangen, waaronder contractuele tegenpartijen of partners en hun personeel, adviseurs, consultants, experts, getuigen, personeel van rechtbanken en arbitrale instellingen en personen die identificeerbaar zijn uit documenten of bewijsmateriaal in de loop van juridisch advies of gerechtelijke procedures.
Wanneer we dergelijke persoonsgegevens indirect uit andere bronnen ontvangen, hebben we vaak geen contact met de personen van wie de gegevens worden verwerkt. In die omstandigheden zal het verstrekken van informatie aan personen in deze Privacyverklaring hetzij onmogelijk zijn, hetzij onevenredige inspanningen vergen, hetzij in strijd zijn met een geheimhoudingsplicht of anderszins ongepast zijn in het kader van geschillenbeslechtingsprocedures. Indien we rechtstreeks contact met u hebben en u ons persoonsgegevens over anderen verstrekt, moet u deze Privacyverklaring daarom onder de aandacht brengen van die personen en ervoor zorgen dat zij naar behoren worden geïnformeerd over de openbaarmaking zoals vereist door de toepasselijke wetgeving.
Welke persoonsgegevens verzamelen we?
Zoals uiteengezet in deze Privacyverklaring verwerken we de volgende soorten persoonsgegevens:
- Identiteits- en Contactgegevens: uw naam, e-mailadres, adres, telefoonnummer, geboortedatum, geslacht, taal, functietitel, nationaliteit.
- Juridische Dienstverleningsgegevens: persoonsgegevens met betrekking tot of opgenomen in een juridisch advies, een geschil, procedures, arbitrage of andere gerechtelijke procedures.
- Gevoelige Gegevens: waar nodig voor juridische diensten die wij leveren, kunnen we “speciale categorieën persoonsgegevens” verzamelen (artikel 9, lid 1 AVG), d.w.z. gegevens die ras of etnische afstamming, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over gezondheid of gegevens over seksleven of seksuele geaardheid onthullen.
- Financiële Gegevens: uw bankrekeninggegevens, betaalkaartgegevens, factureringsgegevensen, andere persoonsgegevens die nodig zijn om betalingen aan en door ons te verwerken.
- Aanwervingsgegevens: uw onderwijs- en arbeidsverleden, fiscale status, referenties en andere informatie die in uw CV of sollicitatie is opgenomen.
- Marketinggegevens: uw marketingvoorkeuren en aanwezigheid of deelname aan evenementen of andere marketinginitiatieven die we zouden organiseren.
- Overige Communicatiegegevens: wanneer u contact met ons opneemt met een vraag of andere communicatie, alle persoonsgegevens die in de correspondentie zijn opgenomen.
Voor zover wij persoonsgegevens verwerken met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of gerelateerde beveiligingsmaatregelen (meestal in het kader van juridische dienstverleningsgegevens) (artikel 10 AVG), doen wij dit in overeenstemming met de toepasselijke maatregelen voorzien van passende waarborgen.
Hoe we persoonsgegevens verzamelen
Wij verzamelen persoonsgegevens rechtstreeks van u wanneer u deze aan ons verstrekt, bijvoorbeeld in het kader van onze juridische diensten, wanneer u ons diensten aanbiedt of verleent, wanneer u bij ons solliciteert, ons uw visitekaartje verstrekt, een evenement bijwoont dat we organiseren of anderszins met ons communiceert.
We kunnen persoonsgegevens over u indirect verzamelen uit andere bronnen in de loop van onze juridische diensten, bijvoorbeeld van onze cliënt, overheidsinstanties, openbare registers of partijen in gerechtelijke procedures. We kunnen ook gegevens van derden verzamelen tijdens aanwervingsprocedures.
Als u ervoor kiest om ons uw persoonsgegevens niet te verstrekken, kunnen we u, afhankelijk van de omstandigheden, mogelijks een bepaalde dienst of opportuniteit niet bieden. Wij zullen u zo nodig informeren als dit het geval is.
Hoe we uw persoonsgegevens gebruiken
Wij verwerken de hierboven beschreven persoonsgegevens voor een aantal doeleinden. Hieronder zetten we de verschillende doeleinden uiteen waarvoor we gegevens verwerken, het type gegevens dat voor dat doel wordt verwerkt, potentiële ontvangers van die gegevens en de wettelijke basis voor verwerking.
Wanneer we gegevens verwerken op basis van onze rechtmatige belangen, wordt deze verwerking alleen uitgevoerd in de mate dat dergelijke belangen niet worden overschreven door uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden die bescherming van persoonsgegevens vereisen.
In het geval dat de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is voor een ander doel dat niet onder de hieronder beschreven activiteiten valt, zullen we nagaan of het secundaire doel verenigbaar is met het oorspronkelijke doel waarvoor de gegevens zijn verzameld. Waar nodig zullen wij uw toestemming vragen voor een dergelijke verdere verwerking.
1. Juridische Dienstverlening: vertegenwoordiging en advies
Wij verwerken gegevens om juridische diensten te verlenen, inclusief advies voor en vertegenwoordiging namens onze cliënten, en vragen aan ons gericht in overweging van dergelijke dienstverlening.
Soorten persoonsgegevens
Identiteits- en Contactgegevens, Juridische Dienstverleningsgegevens, Gevoelige Gegevens, Financiële Gegevens, Andere Communicatiegegevens
Potentiële ontvangers
Afhankelijk van de zaak en het type van de dienst en wanneer er een rechtsgrondslag is, kunnen uw persoonsgegevens worden gedeeld met andere partijen in gerechtelijke procedures en hun vertegenwoordigers, andere advocaten, rechtbanken, leden van het scheidsgerecht, arbitrale instellingen, regelgevende instanties, overheidsinstanties, consultants, deskundigen, getuigen, externe dienstverleners, externe adviseurs, financieringsinstellingen of financiers, professionele schadeverzekeraars, professionele regelgevende instanties.
Rechtsgrondslag
- De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een contract met u, of om op uw verzoek stappen te ondernemen voordat u een contract aangaat; of
- De verwerking is noodzakelijk voor de toepassing van onze gerechtvaardigde belangen bij het verlenen van juridische diensten aan onze cliënten; of
- De verwerking is noodzakelijk voor de toepassing van onze gerechtvaardigde belangen bij het uitvoeren en beheer van arbitrage en andere geschillenbeslechtingsprocedures; of
- Voor Gevoelige Gegevens, wij verwerken dergelijke gegevens (i) wanneer dit noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen of wanneer rechtbanken in hun gerechtelijke hoedanigheid handelen, (ii) wanneer deze kennelijk openbaar worden gemaakt door u, of (iii) met uw uitdrukkelijke toestemming.
2. Juridische Dienstverlening: arbiter benoemingen
Wij verwerken persoonsgegevens wanneer wij optreden als arbiter in arbitrageprocedures of andere soorten besluitvorming in geschillenbeslechtingszaken, en voor onderzoeken die worden verrricht bij het overwegen van dergelijke diensten.
Soorten persoonsgegevens
Identiteits- en Contactgegevens, Juridische Dienstverleningsgegevens, Gevoelige Gegevens, Financiële Gegevens, Andere Communicatiegegevens
Potentiële ontvangers
Afhankelijk van de zaak en wanneer er een rechtsgrondslag is, kunnen uw persoonsgegevens worden gedeeld met andere leden van het tribunaal, partijen en hun vertegenwoordigers, andere advocaten, arbitrale instellingen, externe dienstverleners, rechtbanken, consultants, deskundigen, getuigen, professionele schadeverzekeraars, professionele regelgevende instanties.
Rechtsgrondslag
- De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een contract met u, of om op uw verzoek stappen te ondernemen voordat u een contract aangaat; of
- De verwerking is noodzakelijk voor de doeleinden van onze gerechtvaardigde belangen bij het voeren en beheren van arbitrage en andere geschillenbeslechtingsprocedures; of
- M.b.t. Gevoelige Gegevens, verwerken wij dergelijke gegevens (i) wanneer dit noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen of wanneer rechtbanken in hun gerechtelijke hoedanigheid handelen, (ii) wanneer deze kennelijk openbaar worden gemaakt door u, of (iii) met uw uitdrukkelijke toestemming.
3. Controle van belangenconflicten
Om onze juridische diensten te verlenen en te voldoen aan wettelijke beroepsverplichtingen, houden we een register bij van onze eerdere diensten en voeren we controles uit om mogelijke belangenconflicten of transparantieonthullingen te identificeren.
Soorten persoonsgegevens
Identiteits- en Contactgegevens, Juridische Dienstverleningsgegevens
Potentiële ontvangers
Waar nodig maken we op basis van onze conflictcontroles informatie aan onze cliënten, potentiële cliënten, andere advocaten of arbitrale instellingen over. Dergelijke informatie wordt waar nodig in geanonimiseerde vorm verstrekt.
Rechtsgrondslag
- De verwerking is noodzakelijk voor de naleving van onze wettelijke verplichtingen; of
- De verwerking is noodzakelijk voor de doeleinden van onze onze gerechtvaardigde belangen bij het nakomen van onze professionele verplichtingen en om ervoor te zorgen dat alle relevante partijen op de hoogte worden gebracht van mogelijke belangenconflicten.
4. Bedrijfsvoering
We verwerken persoonsgegevens voor de operatie en beheer van onze bedrijfsvoering, met inbegrip van het bijhouden van gegevens, administratie, naleving van wet- en regelgeving, “ken uw cliënt” -controles, sancties en andere wettelijke screening, facturering, boekhouding, belastingnaleving, audit, betalingen, terugvordering van verschuldigde bedragen, inschakeling van dienstverleners, mogelijk in overweging van de toewijzing of verkoop van onze onderneming, voor de behandeling van geschillen die voortvloeien uit onze bedrijfsvoering of diensten, of zoals anderszins vereist door een rechtbank, tribunaal of andere juridische instantie of wettelijke verplichting.
Type persoonsgegevens
Identiteits- en Contactgegevens, Juridische Dienstverleningsgegevens, Financiële Gegevens, Aanwervingsgegevens, Andere Communicatiegegevens
Potentiële ontvangers
Wanneer er een rechtsgrondslag is, kunnen uw persoonsgegevens worden gedeeld met government en regelgevende instanties of agentschappen, dienstverleners, verzekeraars, externe professionele consultants inclusief boekhoudkundige en juridische adviseurs, potentiële cessionarissen of leveranciers van ons bedrijf of activa, professionele schadeverzekeraars, professionele regelgevende instanties.
Rechtsgrondslag
- De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een contract met u of om op uw verzoek stappen te ondernemen voordat u een contract aangaat; of
- De verwerking is noodzakelijk voor de naleving van een wettelijke verplichting waaraan wij onderworpen zijn; of
- De verwerking is noodzakelijk voor de toepassing van ons gerechtvaardigd belang bij de werking en het beheer van ons bedrijf.
5. Marketing en promotie
We verwerken persoonsgegevens om ons bedrijf op de markt te brengen en te promoten in het kader van bedrijfsontwikkeling. Dit kan de vorm aannemen van een marketingcommunicatie of uitnodiging voor een evenement. U kan zich altijd afmelden voor dergelijke communicatie via het mechanisme aangereikt in een e-mail of door contact met ons op te nemen.
Soorten persoonsgegevens
Identiteits- en Contactgegevens, Marketinggegevens
Potentiële ontvangers
Wanneer er een wettelijke basis is, kunnen uw persoonsgegevens worden gedeeld met dienstverleners die ons helpen met een marketing- of promotie-initiatief.
Rechtsgrondslag
- De verwerking is noodzakelijk voor de doeleinden van ons gerechtvaardigd belang bij bedrijfsontwikkeling.
- Wanneer een andere rechtsgrondslag niet van toepassing is, kunnen wij uw toestemming vragen voor een bepaalde verwerkingsactiviteit.
6. Aanwerving
Wij verwerken persoonsgegevens van sollicitanten in de loop van het aanwervingsproces, waaronder de selectie van kandidaten, het communiceren met kandidaten en het doorlichten van kandidaten.
Soorten persoonsgegevens
Identiteits- en Contactgegevens, Aanwervingsgegevens, Andere Communicatiegegevens
Potentiële ontvangers
Wanneer er een rechtsgrondslag is, kunnen uw persoonsgegevens worden gedeeld met referenties, derden voor het doorlichten van kandidaten, overheids- en regelgevende instanties of instanties, dienstverleners.
Rechtsgrondslag
- De verwerking is noodzakelijk om op verzoek van de kandidaat stappen te ondernemen alvorens een contract aan te gaan; of
- De verwerking is noodzakelijk voor de doeleinden van ons gerechtvaardigd belang bij de werking van ons bedrijf, inclusief het verifiëren van de referenties en het betrekken van personeel.
- Wanneer een andere rechtsgrondslag niet van toepassing is, kunnen wij uw toestemming vragen voor een bepaalde verwerkingsactiviteit.
7. IT-beheer
Persoonsgegevens worden verwerkt om het juiste beheer en de beveiliging van onze IT-systemen te waarborgen, inclusief audits, monitoring, probleemoplossing, reageren op informatiebeveiligingsincidenten, optimalisatie en onderhoud van dergelijke systemen.
Soorten persoonsgegevens
Identiteits- en Contactgegevens, Juridische Dienstenverleningsgegevens, Gevoelige Gegevens, Financiële Gegevens, Aanwervingsgegevens, Andere Communicatiegegevens
Potentiële ontvangers
Onze IT-dienstverleners zijn betrokken bij het beheer van onze IT-systemen namens ons.
Rechtsgrondslag
- De verwerking is noodzakelijk voor de toepassing van ons gerechtvaardigd belang in informatiebeveiliging en de werking en het beheer van ons bedrijf.
- Mb.t. Gevoelige Gegevens, verwerken wij dergelijke gegevens (i) wanneer dit noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen of wanneer rechtbanken in hun gerechtelijke hoedanigheid handelen, (ii) wanneer deze kennelijk openbaar worden gemaakt door u, of (iii) met uw uitdrukkelijke toestemming.
Internationale transfers
Persoonsgegevens die onder onze controle staan, worden gehost op onze server in de EU. Bij de uitoefening van de in deze Privacyverklaring beschreven verwerkingsactiviteiten kan het nodig zijn uw persoonsgegevens buiten de EU over te dragen aan een rechtsgebied dat niet door de Europese Commissie wordt erkend om een adequaat beschermingsniveau te waarborgen, of aan een internationale organisatie. In die omstandigheden zorgen wij ervoor dat er een wettelijke basis is voor een dergelijke doorgifte en adequate bescherming van persoonsgegevens onder het toepasselijke recht bestaat.
Retentie
Onder voorbehoud van specifieke overeenkomsten in een bepaalde kwestie, bewaren wij persoonsgegevens zolang als nodig is om de doeleind(en) van de verwerking ervan te vervullen en/of om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.
Uw rechten
Onder de AVG heeft u individuele rechten om uit te oefenen met betrekking tot uw persoonsgegevens. Afhankelijk van de omstandigheden, zijn deze onder meer:
- Een recht op toegang tot uw persoonsgegevens en informatie over onze verwerking ervan, behoudens bepaalde uitzonderingen;
- Een recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens recht te zetten;
- Een recht om bepaalde persoonsgegevens te laten wissen;
- Een recht om de verwerking van bepaalde persoonsgegevens te beperken;
- Een recht om uw toestemming in te trekken in het geval wij ons op uw toestemming hebben beroepen om uw persoonsgegevens te verwerken;
- Een recht op een kopie van uw persoonsgegevens (overdraagbaarheid van gegevens);
- Een recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerking van uw persoonsgegevens;
- Een recht om niet te worden onderworpen aan een beslissing die uitsluitend gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking.
De omvang van uw rechten kan afhangen van het toepasselijke recht, de aard van de persoonsgegevens en het type verwerking.
U kan uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via privacy@hvdb.com .
U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming, zoals de Belgische Autoriteit Persoonsgegevens, via contact@apd-gpa.be.